Redegjørelse Åpenhetsloven 2023

Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneske-rettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter håndterer negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Med grunnleggende menneskerettigheter menes de internasjonalt anerkjente menneskerettighetene som følger av blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av. Med leverandørkjede menes enhver i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer fra råvarestadiet til ferdig produkt. Med forretningspartner menes enhver som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden.

Virksomhetene skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderingene skal utføres regelmessig og stå i forhold til virksomhetens størrelse, virksomhetens art, konteksten virksomheten finner sted innenfor, og alvorlighetsgraden av og sannsynligheten for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Virksomhetene skal offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal gjøres lett tilgjengelig på virksomhetens nettsider, eller være lett tilgjengelig. Virksomhetene skal i årsberetningen opplyse om hvor redegjørelsen er tilgjengelig. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år og ellers ved vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Den skal underskrives i tråd med reglene i regnskapsloven 3-5.

Metodikken som benyttes for å besvare kravene i åpenhetsloven følger OECD sine retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for flernasjonale selskaper i henhold til 4 i åpenhetsloven. Metodikken bygger på en fire-stegs modell som inneholder følgende komponenter og aktiviteter:

1. Forankring i styret og ledergruppen
2. Forankring i rutiner og prosedyrer for selskapet

1. Analysere selskapets leverandører og verdikjede iht. OECD sine retningslinjer
2. Aktsomhetsvurdering med selskapets utvalgte representanter for identifisering av forbedringsområder

1. Prioritere forbedringsområder og utvalgte leverandører for oppfølging
2. Identifisere tiltak for å forebygge, redusere eller unngå negative påvirkninger

1. Etablere KPI for måling av tiltak og utvikling over tid
2. Ferdigstille rapport om åpenhetsloven for selskapet

Datagrunnlaget som brukes er selskapets leverandørregister, leverandør transaksjoner samt globale risikoindikatorer for brudd på menneskerettigheter, brudd på anstendig arbeidsforhold, brudd på økonomiske- og skattemessig lovgivning samt modenhet av nasjonal miljøpolicy. Analysen ser videre på aktuelle retningslinjer, rutiner og prosedyrer Selskapet har på plass for å kunne kartlegge, utføre, måle, evaluere og følge opp mulige negative påvirkninger for Selskapet, leverandører og forretningsforbindelser.

Hotel Vic (Victoria Hotel AS) eies 100% av Periscopus AS. Hotell Vic er et gammelt ærverdig hotell, etablert i 1890, som ligger i hjertet av Porsgrunn sentrum. Hotellet tilbyr overnatting med frokost og gratis kveldsbuffet samt kurs og konferanse virksomhet.

Historien til Hotel Vic begynner ca. 150 år tilbake i tid. På den tiden var Porsgrunn delt i 2 via elva, med en østside og en vestside.  For å komme seg over elva måtte man kjøre båt eller ferje eller gå på isen på kalde vintre. Brua over elva sto ikke ferdig før i 1894.

Elva var på mange måter Porsgrunns livsnerve da skipsfarten spilte en sentral rolle i byens næringsliv. Den satte byen i forbindelse med det nære og fjerne omlandet og var en selvfølge som byens havn. Her var det alltid et yrende liv med besøk av båter fra fjern og nær, lastet med varer som skulle eksporteres og importeres. Elva la grunnlaget for at Porsgrunn skulle bli en internasjonal by og den ble et attraktivt bosted for Norges rikeste og fineste familier.

Elva var ikke bare en viktig livsnerve for byen, men den ble også et naturlig samlingspunkt for innbyggerne. Klasseskille var også tydelig å se, med herskapelige gårder bygd av byens rikeste og mektigste familier på østsiden, og skipperhus med en jevnere sosial struktur på vest.
Gjennom flere generasjoner bodde to av landets rikeste og mektigste familier i byen. Der hvor rådhuset ligger i dag lå kammerherregården som Nils Aall bygde.  Gården fikk dette navnet etter kammerherre Severin Løvenskiold som overtok gården etter Nils Aall.

I 1838 gikk kammerherregården over fra å være en sosial møteplass til å bli et administrativt og politisk sentrum i byen. Dette fordi kommunen overtok gården og tok den i bruk som sitt første rådhus.
Historien forteller videre at Porsgrunn på denne tiden var en herskapelig by. Nedover storgata lå de store bygårdene på rekke og rad. Ofte var de store bygårdene oppkalt etter eierne sine og fikk navnet sitt deretter. I storgata 131 lå Gasmann gården hvor det tidligere lå en kjøpmannsforretning og et brennevinsbrenneri. Gården brant ned i 1824, men ble siden kjøpt og bygd opp igjen av konsul Jens Gasmann (F: 1776 D: 1850).

Etter Gasmann sin død ble gården kjøpt opp av A.S Eidanger Bad og fikk navnet Victoria hotell, med hotelleier Halvdan B. Nilsen som vert. Ifra 1891 var det full hotelldrift på gården, og da overtok Nilsen styringen for fullt frem til hans død i 1907. Hans gjenlevende kone overtok driften inntil hotellet ble solgt igjen til Hans Sønderskow som var innehaver helt fem til ca. 1949.

Etter krigen manglet Porsgrunn i mange år et skikkelig hotell. Central Hotel brant ned i 1946 og Grand Hotel ble nedlagt i 1950. Dermed sto bare Victoria hotell i storgata igjen. Med sine 36 senger tilfredsstilte det verken behovene som næringslivet eller turisttrafikken hadde. Byen manglet også et passende sted for representasjonsoppgaver. Men ikke minst trengte Porsgrunn et hotell for sjøfolk, da Porsgrunn var det eneste overnattingsstedet blant sjøfolk mellom Tønsberg og Arendal.
Det ble derfor besluttet å investere penger i Victoria hotell som byens eneste overnattingssted. Hotellet var umoderne, gammelt og slitt, og for å kunne drifte det videre trengtes en skikkelig oppgradering.

 I 1947 kjøpte kinoen på vegne av kommunen, Victoria hotell for kr 280000,- og restaureringsjobben ble satt i gang. Med på kjøpet fulgte også en 5-mål stor tomt mellom det gamle hotellet og Odd Fellow, som egnet seg godt for et nybygg. Det ble deretter stiftet et aksjeselskap som skulle ta seg av driften, mens kinostyret, forsterket med bystyrerepresentantene Carls P Wright og Thorvald Nielsen, skulle jobbe med planene om et nytt hotell. Arkitekten het Bernhoft Evensen.

I 1952 ble bystyret og Victoria hotell enige om å henvende seg til det offentlig næringsliv, for å skaffe tilstrekkelig med kapital til å fullføre byggeprosjektet. Byens næringsdrivende støttet opp om tiltaket og investerte kr 475000,-. Porsgrunn Kommune skjøt inn kr 200000,- og kinoen kr 530000,-. Det ble besluttet at kommunen ikke skulle kontrollere mer enn 50 % av aksjene fordi det nye hotellet skulle være hele byens hotell. For å understreke dette, ble alle innbyggerne i byen invitert av avisen PD til å bli med på en navnekonkurranse for å gi det nye hotellet et nytt navn. Det nye navnet ble da hotell Vic som det heter den dag i dag.

Høyhuset til Hotell Vic ble påbegynt i februar 1955 og sto ferdig 16 desember 1956. Hotellet hadde da gått igjennom en vesentlig renovering og fremsto som nytt og moderne med 72 rom og 100 senger. Samtlige rom fikk eget bad med dusj og wc eller bare wc. Det ble lagt inn kaldt og varmtvann og installert sentral oljefyr. Alle rom fikk installert telefon og radio og det ble kjøpt inn nye møbler til rom og fellesarealer.

Hotellet fikk også en etterlengtet restaurant, en stor spisesal med plass til 250 gjester og en egen danserestaurant. Det ble etablert en kafeteria i bygget, en frisørsalong og en kiosk. Dette ble gjort for å skape et naturlig samlingspunkt i byen for innbyggerne og tilreisende gjester.

Etter nyåpningen av hotell Vic i 1956 skjedde det mye på få år. Foruten ombygging og oppussing flyttet det i en periode ut og inn aktører fra ulike bransjer som ville prøve seg. I tillegg til kafeteria, frisørsalong og kiosk, har det vært bowlinghall, pubvirksomhet, vinmonopol, bingo, reisebyrå og kontorutleie her.
I tidsepoken fra midten av 70 tallet og slutten av 80 tallet ble det igjen gjort store investeringer i hotellet. Gamle Victoria hotell ble gjort om til gjesterom og det ble innredet plenumssaler og grupperom i vinmonopolets gamle lokaler. Havestuene ble utvidet og After Eight Dancing startet opp. I 1990 kjøper Trygve Hegnar aksjer i hotellet og blir året etter eneste aksjonær og eier av hotellet, slik som han er i dag.
Gjennom årenes løp har hotellet gått imellom mange endringsprosesser for å i møte komme dagens marked og standard. Den siste store renoveringsprosessen hotellet gikk igjennom var i 2018. Da ble resepsjonen, loungen og alle kurslokalene pusset opp. Det ble investert i nye møbler, 2 nye shuffleboards og en storskjerm i loungen vår. Kurslokalene våre har fått nytt oppgradert teknisk utstyr og vi har fått et nytt treningsrom med topp moderne utstyr. I tillegg har samtlige rom fått en ansiktsløftning med nye farger, tekstiler og møbler. I dag fremstår hotellet som nytt og moderne.

Vi på Hotell Vic jobber hver dag for at gjestene våre skal trives i vårt hjemmekoselige hotell. Vic har masse sjel og historie i veggene, og har vært et naturlig samlingspunkt i byen vår i over 100 år.

Vårt mål er å gjøre hverdagen enkel for våre gjester, også med tanke på klima, miljø og arbeidsmiljø. Vi er Miljøfyrtårnsertifisert og har fokus på miljømerking og økologiske matvarer i tillegg til arbeidet med åpenhetsloven. Våre gjester skal være trygge på at Hotell Vic følger opp sitt leverandørnettverk og opptrer i henhold til kravene i åpenhetsloven.

Hotell Vic (Victoria Hotell) er medlem av Nores som er en innkjøpsorganisasjon for hoteller og restauranter i Norge og Sverige.

Nores er en liten, men effektiv non-profit organisasjon med medarbeidere som alle har lang erfaring innen hotell- og restaurantbransjen. Alt overskudd blir tilbakeført til medlemmene. Organisasjonen har avtaler med over hundre leverandører, som tilbyr meget konkurransedyktige betingelser. Nores har forhandlet frem gunstige betingelser for sine volumprodukter, som de kaller Best Buy. Videre har Nores et bredt sortiment som dekker mangfoldet i medlemsmassen. I mange kategorier har de avtaler med flere leverandører. Foruten store merkevareprodusenter, samarbeider Nores også med mindre, lokalbaserte nisjeprodusenter.

Gjennom Nores innkjøpsportal gjør Hotell Vic innkjøp fra et utvalg godkjente leverandører og forplikter seg til å gjennomføre en signifikant del andel av sine innkjøp gjennom samarbeidet. Nores utfører evaluering, kontroll og verifisering av leverandører i henhold til sine rutiner og prosedyrer, samt forvalter åpenhetsloven gjennom systemleverandør Factlines. Nores har bekreftet overfor oss at de har gjennomført oppfølging av sine leverandører i 2023.

Mer informasjon om Nores sin leverandørkjedeoppfølging finnes på deres hjemmeside.

Hotell Vic (Victoria Hotell) benytter seg også av leverandører utenfor Nores sitt leverandørnettverk. Leverandører engasjert direkte med Hotell Vic (Victoria hotell) kvalifiseres ved innhenting av tilbud fra aktuelle leverandører og vurderes i henhold til selskapets innkjøpsrutine. Gjennomføring og godkjenning av innkjøp følger selskapets fullmaktmatrise, som signeres som signeres årlig.

I Hotell Vic er det formaliserte rutiner og retningslinjer som adresserer elementer i åpenhetsloven. Her vises det primært til styrevedtak om etterlevelse av åpenhetsloven og OECD sine retningslinjer for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt prosedyrer og retningslinjer i selskapets virksomhetsstyring:

• Leverandørerklæring
• Interne retningslinjer for åpenhetsloven
• Innkjøpsveileder

I løpet av 2023 har Selskapet revidert og oppdatert interne dokumenter slik at gjeldende rutiner og retningslinjer i større grad omfavner, kartlegger, evaluerer og håndterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold etter kravene i åpenhetsloven. Dette innebærer blant annet klausuler om leverandørens ansvar for å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i sin verdikjede og dokumentasjon av dette arbeidet på forespørsel. I tillegg, Selskapet har oppdatert sin innkjøpsrutine, implementert skjema for leverandørkvalifisering (kontrollskjema) samt utarbeidet et leverandørerklæringsskjema som vil benyttes i videre leverandørevaluering- og oppfølging.

Hotell Vic utfører og evaluerer hvert år, etter lønnsperiode 12 (november lønn), en fire-stegs arbeidsmetode i samarbeid/dialog med styre, direktør, personalansvarlig, tillitsvalgt og verneombud for å risiko vurdere/kartlegge om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling og mangfold i virksomheten.

Prosessen inneholder blant annet analyse av årsaker til identifiserte diskrimineringsrisikoer, iverksetting av tiltak som egnet til å motvirke diskriminering og bidra til økt likestilling og mangfold i virksomheten, samt vurdering av resultatet av arbeidet. Funnene blir senere samlet og opplyst i redegjørelsen for likestillingsarbeidet.

Hotell Vic vil i løpet av 2024 fortsette med implementering av oppdaterte rutiner og prosedyrer for leverandørkvalifisering og oppfølging av leverandører som ikke var kontrollert av Nores.

Selskapet oppdaterer sine interne rutiner og prosedyrer jevnlig (minst én gang i året), noe som gjør det mulig å holde all dokumentasjon oppdatert i henhold til gjeldende lover og forskrifter.

Det søkes ikke ytterligere tiltak i 2024.

For mer informasjon om Åpenhetsloven i Hotell Vic (Victoria Hotell), vennligst ta kontakt direkte med:

Daglig leder: Liv Berit Hole
E-post: livberit.hole@vichotel.no